I. DEFINICJE

1. Niniejszy Regulamin uczestnictwa w wydarzeniu “NieKongres Animatorów i Animatorek Kultury 2025”, zwany dalej „Regulaminem”, określa zasady uczestnictwa w wydarzeniu NieKongres Animatorów i Animatorek Kultury 2025, które odbędzie się w dniach 26–28 czerwca 2025 roku w Krakowie – Nowej Hucie, zwanym dalej „NieKongresem”. Regulamin obejmuje również zasady rejestracji uczestników i uczestniczek za pośrednictwem aplikacji mobilnej, zwanej dalej „Aplikacją”
2. Organizatorami NieKongresu są: Ośrodek Kultury im. Cypriana Kamila Norwida w Krakowie, z siedzibą przy os. Górali 5, 31-959 Kraków, NIP: 6751000328, REGON: 350761682; Narodowe Centrum Kultury z siedzibą w Warszawie (01-231), przy ul. Płockiej 13, NIP: 5252358353, REGON: 140468418; Ogólnopolskie Zrzeszenie Animatorów i Animatorek Forum Kraków, z siedzibą przy ul. Siekierkowskiej 28, 00-709 Warszawa, NIP: 521 405 93 29, REGON: 380257316 - zwani dalej „Organizatorami”.
3. Partnerami NieKongresu są: Ośrodek Kultury Kraków-Nowa Huta, Nowohuckie Centrum Kultury, Teatr Ludowy oraz Teatr Łaźnia Nowa, zwani dalej „Partnerami”.
4. Uczestnikiem lub uczestniczką NieKongresu jest osoba, która zgłosiła swój udział w NieKongresie na zasadach określonych w Regulaminie, poprzez dokonanie zgłoszenia zgodnie z poniższymi postanowieniami, zwana dalej „Uczestnikiem/Uczestniczką”.
5. Pod pojęciem Organizacji rozumie się wszelkie podmioty posiadające zdolność prawną, które w swojej działalności koncentrują się na obszarze kultury. Kategoria obejmuje w szczególności instytucje kultury, organizacje pozarządowe (NGO) z celami statutowymi w obszarze kultury, podmioty prowadzące działalność kulturalną jako działalność poboczną, jak i wszelkie inne prawnie umocowane organizacje, które w ramach swojej aktywności realizują zadania lub podejmują inicjatywy w sferze kultury.
6. Narzędziem przeznaczonym do wsparcia organizacji i uczestnictwa tj. rekrutacji i rejestracji, jest Aplikacja.
7. NieKongres ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu ustawy z dnia 23 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (t.j. Dz.U. z 2023 r., poz. 616).

II. ZGŁOSZENIE UDZIAŁU

1. Warunkiem uczestnictwa w NieKongresie jest dokonanie zgłoszenia za pośrednictwem formularza internetowego zamieszczonego na dedykowanej stronie internetowej NieKongresu najpóźniej do dnia 25 maja2025 r. przez osobę, która zamierza wziąć udział w NieKongresie.
2. Zgłaszając się na NieKongres, Uczestnik/Uczestniczka zobowiązuje się do zainstalowania dedykowanej Aplikacji, która będzie niezbędna do rejestracji, odbioru identyfikatora i przekazywania ważnych informacji dla zarejestrowanych Uczestników/Uczestniczek. Aplikacja jest ogólnodostępna w App Store i Google Play i spełnia warunki na poziomie zabezpieczeń związanych m.in z przetwarzaniem danych.
3. Organizator w wiadomości e-mail potwierdzającej przyjęcie na NieKongres przekaże dostęp do osobistego konta Uczestnika/Uczestniczki w Aplikacji. Aplikacja będzie niezbędna podczas rejestracji w dniach 26-28 czerwca 2025 r. Uczestnicy/Uczestniczki będą mogli wejść na NieKongres i odebrać identyfikator wyłącznie po uprzednim zeskanowaniu w wyznaczonych punktach recepcyjnych indywidualnego kodu QR, który będzie dostępny na ich prywatnym koncie w Aplikacji.
4. W Aplikacji będą pojawiały się bieżące informacje organizacyjne, program NieKongresu, opisy wystąpień i prezentacja sylwetek prelegentów i prelegentek oraz opisy warsztatów z możliwością zgłoszenia rezygnacji z wybranego punktu programu.
5. Zgłoszeń można dokonywać przez całą dobę, siedem dni w tygodniu.
6. Warunkiem dokonania zgłoszenia jest podanie w Formularzu Rejestracyjnym następujących danych Uczestnika/Uczestniczki, w celu przygotowania listy Uczestników/Uczestniczek i udzielenia dostępu do Aplikacji oraz przekazania informacji o zarejestrowaniu na NieKongres.:
   1. imię i nazwisko,
   2. adres e-mail,
   3. numer telefonu (opcjonalnie),
   4. nazwa reprezentowanej Organizacji (jeżeli dotyczy),
   5. województwo,
   6. uzasadnienie uczestnictwa w NieKongresie - w przypadku Uczestników/Uczestniczek innych, niż reprezentujący Organizację,
   7. wskazanie dodatkowych potrzeb (opcjonalnie), 
   8.  wskazanie formy zaangażowania podczas NieKongresu (opcjonalnie)
7. Uczestnik/Uczestniczka zobowiązuje się do podania w Formularzu Rejestracyjnym danych prawdziwych i zgodnych ze stanem faktycznym.
8. Uczestnik/Uczestniczka, który/która otrzyma od Organizatora potwierdzenie udziału, deklaruje chęć uczestnictwa w wybranych przez siebie spotkaniach, dyskusjach, wykładach, warsztatach, wizytach studyjnych, spacerach oraz wydarzeniach towarzyszących, stanowiących integralną część programu NieKongresu.
9. Potwierdzenie udziału umożliwia uczestniczenie w wybranych przez Uczestnika/Uczestniczkę wydarzeniach podczas NieKongresu. Liczba miejsc na wszystkie spotkania, dyskusje, wykłady, warsztaty, wizyty studyjne, spacery oraz wydarzenia towarzyszące jest ograniczona.
10. Z ramienia jednej Organizacji dopuszczalne jest zgłoszenie się maksymalnie dwóch osób. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do odrzucenia zgłoszeń, które przekraczają ten limit. Dodatkowe zgłoszenia osób z tej samej Organizacji będą rozpatrywane w zależności od dostępności wolnych miejsc.
11. W procesie rekrutacji dąży się do zapewnienia równowagi reprezentacji Uczestników/Uczestniczek z różnych województw Polski.
12. Udział w NieKongresie jest bezpłatny.
13. Liczba miejsc na NieKongresie jest ograniczona.
14. Uczestnicy/Uczestniczki biorący udział w NieKongresie są zobowiązani do potwierdzenia swojej obecności w czasie trwania NieKongresu za pomocą kodu w Aplikacji, podczas rejestracji w następujących lokalizacjach i godzinach:
    1. 26 czerwca 2025 r. w ARTzonie Ośrodka Kultury Norwida (os. Górali 4, Kraków) w godzinach 9:00-13:00,
    2. 26 czerwca 2025 r. w Nowohuckim Centrum Kultury w godzinach ( Jana Pawła II 232) 13:00-16:00,
    3. 27 czerwca 2025 r. w ARTzonie Ośrodka Kultury Norwida (os. Górali 4, Kraków) w godzinach 9:00-13:00,
    4. 27 czerwca 2025 r. w Teatralnym Instytucie Młodych Teatru Ludowego (os. Teatralne 23, Kraków) w godzinach 9:00-13:00,
    5. 28 czerwca 2025 r. w ARTzonie Ośrodka Kultury Norwida (os. Górali 4, Kraków)
    6. w godzinach 9:00-12:00,
    7. 28 czerwca 2025 r. w Teatralnym Instytucie Młodych Teatru Ludowego (os. Teatralne 23, Kraków) w godzinach 9:00-12:00.
15. Uczestnik/Uczestniczka może zrezygnować z uczestnictwa w NieKongresie za pośrednictwem Aplikacji, nie później niż na 7 dni roboczych przed rozpoczęciem NieKongresu, tj. do 16 czerwca 2025 r. Po dokonaniu rezygnacji w Aplikacji pojawi się informacja o zwolnionym miejscu. Zapisy na zwolnione miejsca będą możliwe wyłącznie za pośrednictwem Aplikacji.
16. Zgłoszenie rezygnacji z uczestnictwa w NieKongresie lub zgłoszenie zastępstwa należy przesłać najpóźniej do dnia 16 czerwca 2025 r. na adres: kontakt@niekongres.pl. Wykreślenie z listy Uczestników/Uczestniczek lub zmiana Uczestnika/Uczestniczki następuje niezwłocznie po otrzymaniu potwierdzenia od Organizatorów. Zgłoszenie rezygnacji lub zastępstwa przesłane do Organizatora do 16 czerwca 2025 r. nie wiąże się z opłatą.
17. W przypadku nieprzesłania informacji o rezygnacji z uczestnictwa w NieKongresie lub niepoinformowania o zastępstwie na adres: kontakt@niekongres.pl do dnia 16 czerwca 2025 r., zarejestrowany Uczestnik/Uczestniczka, który nie weźmie udziału w NieKongresie, zobowiązany jest do uregulowania opłaty za rezygnację w wysokości 160 zł w ciągu 14 dni od dnia NieKongresu, na podstawie przesłanej na adres mailowy podany podczas rejestracji noty obciążeniowej, na rachunek bankowy Ośrodka Kultury im. Cypriana Kamila Norwida w Krakowie nr: 68 1020 2892 0000 5102 0754 9274 (tytuł przelewu: Opłata za rezygnację z NieKongresu, imię i nazwisko Uczestnika/Uczestniczki).
18. Zgłaszając się na NieKongres Uczestnik / Uczestniczka wyraża zgodę na wpisanie go na listę rezerwową w przypadku, gdy liczba zgłoszeń na NieKongres przekroczy maksymalną liczbę Uczestników / Uczestniczek NieKongresu.
19. W sytuacji, gdy liczba pozytywnie zweryfikowanych zgłoszeń przekroczy maksymalną liczbę dostępnych miejsc, Organizator utworzy listę rezerwową. Zostaną na nią wpisane osoby, których zgłoszenia wpłynęły po wyczerpaniu puli miejsc lub po przekroczeniu limitu zgłoszeń z ich Organizacji.
20. W przypadku zwolnienia się miejsca przez zarejestrowanego Uczestnika/Uczestniczkę, osoby z listy rezerwowej będą informowane o możliwości wzięcia udziału w NieKongresie. Kolejność na liście rezerwowej jest zgodna z kolejnością zgłoszeń
21. Lista rezerwowa funkcjonuje do dnia 28.06.2025 r. lub do momentu wykorzystania wszystkich zwolnionych miejsc. Po tym terminie lista rezerwowa przestaje obowiązywać.
22. Uczestnik/Uczestniczka zakwalifikowana na NieKongres z listy rezerwowej zobowiązany/a jest do potwierdzenia swojego udziału w wyznaczonym terminie, tj. 12 h od momentu otrzymania powiadomienia. Brak potwierdzenia w tym terminie skutkuje przesunięciem na kolejne miejsce na liście rezerwowej i zaproponowaniem miejsca kolejnej osobie. Potwierdzenie udziału jest równoznaczne z uzyskaniem statusu Uczestnika/Uczestniczki NieKongresu.
23. Koszty przejazdu i noclegów Uczestnik / Uczestniczka NieKongresu pokrywa we własnym zakresie.
24. Organizator nie zapewnia całodziennego wyżywienia. Dla Uczestników/Uczestniczek przewiduje się poczęstunek w wyznaczonym przez Organizatora zakresie i miejscu.
25. Wszelkie wnioski/zastrzeżenia/uwagi Uczestników wobec Organizatora powinny być przesłane na następujący adres e-mail przedstawiciela Organizatora: kontakt@niekongres.pl w nieprzekraczalnym terminie 14 dni od dnia zakończenia NieKongresu. Organizator rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania.
26. Zgłoszenie udziału przez Uczestnika/Uczestniczkę w sposób określony w niniejszym rozdziale jest równoznaczne z zapoznaniem się i zaakceptowaniem Regulaminu oraz warunków uczestnictwa w NieKongresie.

III. ORGANIZACJA NIEKONGRESU

1. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za szkody wynikające z podania błędnych danych w Formularzu Rejestracyjnym przez Uczestnika/Uczestniczkę.
2. Przebieg NieKongresu będzie rejestrowany za pomocą fotografii i nagrań wideo przez podmiot zewnętrzny działający na zlecenie Organizatora oraz Partnerów NieKongresu.
3. Organizator informuje, że przebieg NieKongresu jest utrwalany w celach dokumentacyjnych oraz promocyjnych, zarówno obecnych, jak i przyszłych. Wizerunek osób przebywających na terenie NieKongresu może zostać zarejestrowany, a następnie wykorzystany do celów dokumentacyjnych, sprawozdawczych oraz promocyjnych Organizatora i jego Partnerów. Uczestnik/Uczestniczka, akceptując Regulamin i wchodząc na teren NieKongresu, wyraża zgodę na utrwalenie swojego wizerunku oraz jego nieodpłatne, wielokrotne rozpowszechnianie w ramach dokumentacji NieKongresu, w tym na stronach internetowych, w mediach społecznościowych, publikacjach oraz wszelkich innych mediach i kanałach informacyjnych związanych z NieKongresem.
4. Uczestnik/Uczestniczka zobowiązuje się do punktualnego przybycia na każdy z punktów programu NieKongresu, na które jest zapisany/a. W przypadku spóźnienia możliwość udziału może zostać ograniczona.
5. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do weryfikacji tożsamości osób odbierających identyfikator uprawniający do udziału w NieKongresie z danymi podanymi podczas rejestracji zgodnej z Regulaminem. Organizator może odmówić wstępu na NieKongres osobom, które nie dokonały zgłoszenia za pośrednictwem Aplikacji lub których dane nie zgadzają się z danymi weryfikowanej osoby zarejestrowanej w Aplikacji.
6. Poza miejscami wyznaczonymi do przechowywania bagażu, Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione, zagubione lub skradzione w trakcie NieKongresu. Punkt depozytowy będzie zlokalizowany w ARTzonie Ośrodka Kultury Norwida, os. Górali 4, Kraków i będzie czynny w godzinach od 8:00-20:00 w dniu 26.06.2025 oraz od 8:00-17:00 w dniu 28.06.2025 r. Rzeczy pozostawione po zakończeniu NieKongresu zostaną przekazane do Biura Rzeczy Znalezionych Urzędu Miasta Krakowa.
7. Uczestnik/Uczestniczka ponosi odpowiedzialność za wszelkie zniszczenia dokonane przez niego/nią w miejscu organizacji NieKongresu.
8. Organizator zastrzega sobie prawo do wykluczenia Uczestnika/Uczestniczki z udziału w NieKongresie w przypadku, gdy jego/jej działania naruszają porządek publiczny, szkodzą dobremu imieniu Organizatora lub w inny sposób wyrządzają bądź mogą wyrządzić mu szkodę, a także jeśli utrudniają lub uniemożliwiają prawidłowe przeprowadzenie NieKongresu lub jego poszczególnych wydarzeń. Wykluczenie Uczestnika/Uczestniczki z jego/jej winy nie wpływa na prawa Organizatora.
9. Uczestnik/Uczestniczka zobowiązuje się do noszenia w widocznym miejscu identyfikatora otrzymanego od Organizatora. Organizator zastrzega, że osoby bez widocznego identyfikatora nie zostaną wpuszczone na teren NieKongresu oraz na wydarzenia towarzyszące w ramach jego programu.
10. Uczestnik/Uczestniczka zobowiązuje się przestrzegania przepisów bhp i ppoż. obowiązujących w budynkach, w których odbywa się NieKongres.
11. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania lub zmiany terminu NieKongresu z przyczyn od nich niezależnych oraz do wprowadzania zmian w programie udostępnionym na stronie internetowej NieKongresu. Z tego tytułu Uczestnikowi/Uczestniczce nie przysługują wobec Organizatora żadne roszczenia. Organizator zobowiązuje się jednocześnie do publikowania aktualnych informacji dotyczących NieKongresu na dedykowanej stronie internetowej.
12. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany lokalizacji NieKongresu w ramach bazy lokalowej Organizatora i Partnerów NieKongresu oraz w obrębie Krakowa, o czym poinformują na stronie internetowej NieKongresu.

IV. DANE OSOBOWE

1. Zgłoszenie udziału jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych w formularzu rejestracyjnym na potrzeby organizacji NieKongresu (zgodnie z art. 7 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 26 kwietnia 2016, Dz. Urz. UE L 2016, Nr 119).
2. Administratorem danych osobowych są Organizatorzy NieKongresu, którzy zobowiązują się do zastosowania przy przetwarzaniu danych osobowych Uczestników NieKongresu środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych zgodnie z normami zawartymi w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: „RODO”), ustawie o ochronie danych osobowych oraz innych przepisów prawa krajowego.
3. Uczestnik/Uczestniczka NieKongresu ma prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie.
4. Zebrane przez Organizatorów dane osobowe będą gromadzone i przetwarzane wyłącznie w celu organizacji i realizacji NieKongresu oraz przez okres niezbędny do jego przeprowadzenia, a następnie przez okres 3 miesięcy po jego zakończeniu.
5. Uczestnik/Uczestniczka ma prawo wniesienia skargi do organu nadzoru (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), jeżeli uzna, że przetwarzanie jego/jej danych osobowych narusza przepisy RODO.
6. Podanie danych osobowych przez Uczestnika/Uczestniczkę jest dobrowolne, jednakże ich niepodanie we wskazanym celu powoduje brak możliwości wzięcia udziału w NieKongresie.

V. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. W razie zaistnienia sporu, Organizator i Uczestnik/Uczestniczka rozwiążą go polubownie. W razie, gdyby polubowne rozwiązanie sporu nie było możliwe właściwym dla rozstrzygnięcia sporu będzie sąd właściwy miejscowo dla Organizatora – Ośrodka Kultury im. Cypriana Kamila Norwida w Krakowie.
2. Regulamin dostępny jest na stronie internetowej NieKongresu.
3. O ile Regulamin nie stanowi inaczej, kontakt między Organizatorem a Uczestnikiem/Uczestniczką, odbywa się za pośrednictwem Aplikacji lub, w przypadku niemożliwości po stronie Uczestnika/Uczestniczki, drogą elektroniczną na adres e-mail wskazany w Formularzu Rejestracyjnym, a po stronie Organizatora na adres: kontakt@niekongres.pl
4. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu w dowolnym czasie. Zmiany wchodzą w życie z dniem ich opublikowania na stronie internetowej NieKongresu.

Narodowe Centrum Kultury przetwarza Państwa dane osobowe zgodnie z RODO. Szczegółowe informacje na temat zasad przetwarzania danych osobowych przez NCK oraz praw osób, których dane są przetwarzane znajdą Państwo TUTAJ.